Terug naar overzicht
14 juni 2024

Dashboard verkoopcijfers cafetaria Next to Food

Achtergrond

Next to Food is een belangrijke speler in kassasystemen ofwel verwerking transactiegegevens in cafetarialand.

Van ruim 500 cafetaria’s worden dagdagelijks alle verkooptransacties verwerkt, wat leidt tot miljoenen regels per maand.

Hoe krijg je daar inzicht in? Waar leveranciers, formules en ondernemers iets mee kunnen doen?

Samen met Leon Besselink is het hele project in gang gezet.

Aanpak

Per maand worden er platte files aangeleverd met kassaverkopen, online verkopen, productbeschrijvingen kassa en productbeschrijvingen online.

Voor de productbeschrijvingen is een algoritme ontwikkeld dat op basis van de omschrijving elke productregel in een producthiërarchie onderbrengt. Zo worden alle producten automatisch ingedeeld en producten die niet worden herkend of nieuw zijn kunnen per periode (maand) worden gecheckt en ingedeeld.

Voor de locaties zelf, de cafetaria’s, is het proces relatief eenvoudig, om alle locaties in te delen naar formule of zelfstandig en naar ligging.

De verkoopgegevens worden aan elkaar gekoppeld door de velden met elkaar in lijn te brengen zodat elke transactieregel klopt. Met aanvullende berekeningen zijn de verkopen zo optelbaar.

Het proces

Basis van het hele systeem is Tableau prep met Tableau output.

  1. De 4 afzonderlijke databases (kassaverkopen, online verkopen, kassa productbeschrijvingen en online productbeschrijvingen) worden in Tableau ingelezen en op inhoud gecontroleerd.
  2. Filters, velden en berekeningen worden per bron toegevoegd.
  3. Per databron worden Tableau outputfiles (.hyper) gecreëerd om in één gezamenlijke database te gebruiken.
  4. Dan volgt de integratie van de databronnen met locatie- en productmapping (zie onderstaand schema in Tableau prep).
  5. Dit proces gebeurt maandelijks zodat per periode de nieuwe data kunnen worden toegevoegd.
  6. De geüpdatete geïntegreerde outputfile wordt in Tableau ingelezen en de dashboards zijn weer up-to-date.

Voorbeelden

De omzet in de tijd per maand. Natuurlijk is dit verder te bekijken voor kassa en/of online, per individuele locaties, per provincie, per product, etc.

De marktaandelen van de producten zijn via de producthiërarchie ook goed weer te geven. Zodat in onderstaand dashboard de daling van het aandeel snacks in omzet goed te zien is.

Hieruit is af te lezen dat de prijs van de frikandel in 2024 met 5,5% is gestegen.

De prijs van producten per stuk is ook bekend, en kan verder specifiek worden bekeken per periode, maar ook naar bepaalde product omschrijvingen zoals bv. de frikandel speciaal, of in combinatie met een bepaalde saus of met friet.

En als laatste voorbeeld zijn ook per provincie de verschillen aan te geven. Bepaalde producten zijn populairder dan andere producten, en ook lopen de prijzen per provincie behoorlijk uit elkaar.

Links het beeld voor alleen saté en rechts voor alle snacks. Met het aandeel van het product binnen de totale omzet van het cafetaria per provincie. De populariteit van saté is het grootst in Noord-Brabant en snacks overall zijn het sterkst aanwezig in Groningen.

Voor verdere vragen, opmerkingen en aanvullingen graag reacties naar Rien de Koning.